在进行一场会议时就需要提前准备好会议策划方案，在制定方案是首先就是要制定好主题，根据主题进而对接下的各项事务进行安排，一切的内容都要围绕制定好的主题来展开。
1、在会议策划方案中明确对于会议接待事项的安排，根据会议时间、地点、人数、财务预算及更方面的要求进行制定完整的会议策划方案。还需要对于举办地点的详情进行了解，以免出现突发状况时无法应对。
2、根据人数进行场地的规划及合适的场地布置方式。例如选择室内、室外、课桌式还是宴会式等都要有明确的方案。若是想要更具有特色的还可以按照想要的会议效果来进行布置，可以更显会议质量。比如在会场上添置横幅、鲜花、天鹅绒的桌布等从一些小细节上布置来提升整个会议的精致度。还可以放置写润喉糖及矿泉水等让会场更显得尊贵。
3、一般的会议具备主席台、演讲台、白板、屏幕、纸笔、幻灯片、多媒体投影仪等基础的设备，要想会议显得高端可以根据要求来装备更加专业的舞台、音响及舞台灯光的设备，以此来提升会议的档次。
4、提前印发邀请函，对于产品的介绍书等一些设计与制作都要凸显出企业的文化知识，能够展现企业优势。能够给客户带来深刻印象而不是索然无味的。所以对于需要设计的产品一定要慎重的选择，因为这关系到一个企业的门面。
5、会议结束后要对这次的会议进行总结。对于客户所反馈的意见进行整合，总结会议意见，安排客户返回等。这些事项的需要要在会议前将客户名单、地址等进行整理记录清楚，以免出现错误。
